Identiteitsbeheer als dit niet via SCIM verloopt (ref. 19256)
Op onze roadmap staat het onderwerp centrale authenticatie. Met een oplossing voor centrale authenticatie behalen we in de nabije en verdere toekomst diverse voordelen op het gebied van:
- Integraties. We zien een bij organisaties steeds grotere behoefte aan koppelen met andere systemen. Door centrale authenticatie wordt het eenvoudiger om te integreren met die systemen.
- Security. Veiligheid staat zowel bij Archipel als bij jouw organisatie op nummer één. Centrale authenticatie scherpt de veiligheid van Class verder aan.
- Schaalbaarheid. Hiermee spelen we in op de behoefte aan steeds grotere omgevingen die we zien bij onze klantengroep.
- Performance/belasting database. Organisaties verwachten steeds meer van het LMS. Het is voor jouw organisatie van belang dat ondanks complexe functionaliteit, de performance toch binnen acceptabele grenzen blijft.
De eerste stap die we nemen naar een centrale oplossing voor authenticatie is het realiseren van identiteiten in Class. Dit is een eerste stap waarmee we portaalgebruikers en LMS gebruikers, die tot op heden aparte accounts zijn in Class, aan elkaar koppelen.
In de vorige release (Luna) hebben wij daarom identiteiten geïntroduceerd; met de uitgebreide SCIM oplossing kunnen nu zowel portaalgebruikers als LMS gebruikers onderhouden worden op basis van kenmerken die via de SCIM interface worden meegegeven aan gebruikers. In release Melia leveren we ondersteunende functionaliteiten op voor het beheer van identiteiten, als dat niet via SCIM gebeurt.
Als je vanaf release Melia een nieuwe portaalgebruiker aanmaakt op een andere manier dan via SCIM, dan wordt er ook een identiteit gecreëerd met een inactieve LMS gebruiker. Als er al een LMS gebruiker bestaat die matcht met de nieuwe portaalgebruiker, dan worden deze via de identiteit aan elkaar gekoppeld, in plaats van een nieuwe LMS gebruiker aan te maken. Matching vindt plaats op basis van de combinatie van e-mail adres, voor- en achternaam.
Scenario: Een medewerker die eerst alleen toegang had tot het portaal, gaat bij de afdeling L&D werken en heeft nu ook een LMS account nodig
Als een van de medewerkers in jouw organisatie in eerste instantie alleen portaalgebruiker was, maar op een bepaald moment ook LMS gebruiker moet worden, hoef je geen nieuwe LMS gebruiker meer aan te maken maar kan je de LMS gebruiker activeren die al aan de identiteit gekoppeld is.
Zoek de inactieve LMS gebruiker op door te filteren op ‘Alleen inactieve LMS gebruikers’ of ‘Alle LMS gebruikers’.
Gebruik de actiebutton om de gevonden LMS gebruiker te bewerken. Vink op de detailpagina van de LMS gebruiker ‘Actief’ aan om de LMS gebruiker te activeren.
Vergeet niet om minimaal 1 catalogus te koppelen aan de LMS gebruiker en om minimaal 1 rol toe te kennen aan de LMS gebruiker en sla op.
Scenario: Een nieuwe docent krijgt een LMS account
Als je vanaf release Melia een nieuwe LMS gebruiker aanmaakt op een andere manier dan via SCIM, dan wordt er ook een identiteit gecreëerd met een inactieve portaalgebruiker. Als er al een portaalgebruiker bestaat die matcht met de nieuwe LMS gebruiker, dan worden deze via de identiteit aan elkaar gekoppeld, in plaats van een nieuwe portaalgebruiker aan te maken. Matching vindt plaats op basis van e-mail adres met portaalgebruikers met een actief dienstverband.
Migratie bestaande accounts
In alle klantomgevingen zijn (of worden binnenkort) door Archipel voor alle aanwezig portaalgebruikers identiteiten gecreëerd met gekoppelde inactieve backofficegebruikers. Bestaande actieve backoffice gebruikers die matchen met een portaalgebruiker zijn aan de matchende portaalgebruiker gekoppeld via één identiteit. Gebruikers merken hier zelf niets van en kunnen op de gebruikelijke manier blijven inloggen.
Aanscherping security – Resultaten Pen test 2023 (Ref. 17907)
We hebben oplossingen voor twee bevindingen uit onze PEN test van november 2023 doorgevoerd.
In de release notes geven we geen inhoudelijke informatie over de bevindingen, omdat we daarmee een risico zouden introduceren dat kwaadwillenden deze informatie kunnen gebruiken. Nadat de bevindingen zijn opgelost, laten wij een hertest uitvoeren en publiceren we de managementsamenvatting hiervan op Up-Next.
Het oplossen van de bevindingen verdelen wij op basis van prioriteit over meerdere releases. De oplostijd die we hiervoor hanteren is direct voor bevindingen met prioriteit Kritiek (deze waren er niet), zo snel mogelijk voor bevindingen met prioriteit Hoog, binnen 3 maanden voor bevindingen met prioriteit Medium en binnen 6 maanden voor bevindingen met prioriteit Laag.
Alle bevindingen met prioriteit High en Medium zijn opgelost. Er resteren nog 5 bevindingen met prioriteit Low. Nadat deze zijn opgelost laten we een hertest uitvoeren.
Meer informatie over de PEN test 2023 vind je op Up-Next.
Verbeterde gebruiksvriendelijkheid voor het toevoegen van een nieuwe leeractiviteit in het LMS (Ref. 19237)
In release Melia hebben we de gebruiksvriendelijkheid voor het toevoegen van een nieuwe leeractiviteit in de Phoenix beheeromgeving verbeterd.
Wanneer je een nieuwe leeractiviteit toevoegt, kies je nu als eerste stap of je een online leeromgeving (Moodle) wilt koppelen aan de leeractiviteit. Als je op Volgende klikt, wordt de online leeromgeving direct aangemaakt.
Ook zijn de code van de leeractiviteit en de catalogus toegevoegd aan bovenstaand scherm.
Deze wijziging is al vervroegd uitgerold op alle omgevingen.
Uitbreiding Phoenix beheeromgeving (Ref. 18269)
In release Melia hebben we een aantal kleine wijzigingen doorgevoerd, met als doel om op termijn de switch tussen de Classic omgeving en de Phoenix omgeving uit te zetten. We zijn overigens nog niet zover dus dat zal niet op hele korte termijn gebeuren. We kondigen dit ruim ven te voren aan.
Opdrachtnummer in leeractiviteiten overzichtspagina
Vanaf release Melia kan je op de leeractiviteiten overzichtspagina ook de kolom Opdrachtnummer in het overzicht tonen als dat voor jou handig is.
Materiaalgroepen
Vanaf release Melia vind je op de pagina Contentbeheer -> Resources een tegel ‘Materiaalgroepen’. Deze pagina was beschikbaar in het Classic LMS maar ontbrak nog in het Phoenix LMS.
Versienummer
Vanaf release Melia vind je op de pagina Systeeminstellingen de releasenaam en het actuele versienummer.
WCAG 2.1 Succescriterium 3.3.2 ‘Labels of instructies’ (Ref. 16241)
In 2022 hebben we een audit laten uitvoeren op de webtoegankelijkheid van Class. Deze audit heeft een rapport opgeleverd waarin aangegeven is op welke succescriteria met betrekking tot webtoegankelijkheid Class kan verbeteren. Elke release pakken we een of meerdere succescriteria aan.
In Class Melia is het Succescriterium 3.3.2 ‘Labels of instructies’ aangepakt. Dit criterium bepaalt dat als de content gebruikersinvoer vereist, labels of instructies worden getoond aan de gebruiker.
Er waren enkele plaatsen in het portal waar de instructie letterlijk ín het invoerveld stond, en deze instructie verdween zodra de cursor in het veld werd geplaatst en de gebruiker begon met typen. Dit was onder andere het geval in het portfolio, waar een gebruiker zelf een certificering kan toevoegen.
Op deze plaatsen hebben we de instructie aangepast zodat deze altijd zichtbaar blijft.
Beschikbare gegevens voor maatwerk rapportagegenerator uitgebreid (Ref. 19053)
In release Melia zijn een aantal gegevens die tot nu toe nog niet beschikbaar waren in de maatwerk rapportagegenerator beschikbaar gemaakt. Het gaat om:
InstructorOffTimePeriod, InstructorOffTimePeriodSeries, Tag, TopicItemSubtopic, DevelopmentPlanCertification, EmployeeProgramCertificateLog, ClassIdentities, CoordinatorEmployeeGroupProfile, ExternalIdentifiers.
Neem contact op met jouw aanspreekpunt bij Archipel Academy als je inhoudelijke vragen hebt over het gebruik van deze gegevens in de rapportage generator.
Uitbreiding rechtenstructuur t.b.v. coördinatoren (Ref. 18704)
Bij sommige organisaties moeten coördinatoren (LMS-gebruikers die alleen toegang hebben tot specifieke cursussen, gebruikers of gebruikersgroepen) inschrijvingen kunnen bewerken, maar mogen ze alleen de statussen wijzigen die een manager ook kan wijzigen vanuit het leerportaal.
Voor deze specifieke case leveren we een specifiek recht op dat heet:
‘Inschrijving bewerken (beperkt)’
Een LMS gebruiker met dit recht mag in het LMS een inschrijving goedkeuren, afkeuren, annuleren namens de deelnemer zonder daarbij het annuleringsbeleid aan te passen, omboeken en een vervangende deelnemer opgeven. Anders wijzigingen mag een LMS gebruiker met dit recht niet doorvoeren op een inschrijving.
In ontwikkeling, nog niet bruikbaar na uitrol release: Vernieuwing Topics (Ref. 17770)
Topic overzichtsscherm + filters en kolommen
In de eerste stappen naar het door ontwikkelen van de topics binnen de beheeromgeving zijn we aan de slag gegaan met het vernieuwen van het overzichtsscherm. Hierbij hebben zijn de filtermogelijkheden om sneller en gerichter resultaten naar boven te halen uitgebreid. De filters die nu toegepast kunnen worden en waar dus op gezocht kan worden zijn als volgt:
- Naam van een topic
- Code van een topic
- Catalogus waarbinnen de topic gepubliceerd is
- Tags die gekoppeld zijn aan een topic
- Topic tegel soort. Waar er voorheen werd gesproken over een topic item, heet dit nu een topic tegel. Met deze filter kan er gefilterd worden op de soorten topic tegels, denk bijvoorbeeld aan artikelen, e-learnings, workshops en meer.
- Onderwerpen die gekoppeld zijn aan een topic
- Een eigenaar van een topic
- De keus om alleen gepubliceerde of niet gepubliceerde topics te zien
De resultaten worden zoals op eerder vernieuwde overzichtspagina’s getoond in verschillende kolommen die naar eigen prioriteit in te delen zijn. De volgende kolommen zijn beschikbaar gemaakt:
- Naam van een topic
- Code van een topic
- Catalogi. Bekijk in welke catalogus of catalogi een topic gepubliceerd is.
- Zichtbaarheid. Bekijk de zichtbaarheid van een topic en de volgende details daarvan. Er zijn verschillende kleuren en iconen gebruikt hiervoor:
- Icoon: Oog + Kleur: Groen = Gepubliceerd en zichtbaar zonder beperkingen. (Dus geen gebruikersgroepen en zichtbaar zonder login)
- Icoon: Oog met een streep erdoorheen + Kleur: Groen = Beperkt zichtbaar, topic is gepubliceerd maar niet zichtbaar zonder login en/of zichtbaar voor gebruikersgroepen.
- Icoon: Oog + Kleur: Oranje = Gepubliceerd maar topic bevat geen topic tegels.
- Icoon: Oog met een streep erdoorheen + Kleur: oranje= Gepubliceerd maar topic bevat geen topic tegels en niet zichtbaar zonder login en/of zichtbaar voor gebruikersgroepen.
- Icoon: Oog + Kleur: Rood = Niet gepubliceerd.
- Publicaties. In welke catalogi is dit topic gepubliceerd en klik eventueel gelijk door naar een preview hiervan.
- Gebruikersgroepen. Voor welke gebruikersgroep(en) is de topic te zien
- Zichtbaar zonder login. Bekijk in welke catalogus of catalogi dit topic te zien is zonder dat een gebruiker daarvoor ingelogd hoeft te zijn.
- Topic eigenaren
- Gekoppelde tags
- Gekoppelde onderwerpen
- Datum van laatste bewerking binnen het topic
De volgende actiebuttons zijn toegevoegd aan de regels:
- Wijzig topic (potlood icoon)
- Preview (play icoon) (nog niet beschikbaar)
- Dupliceer (nog niet beschikbaar)
- Archiveer
Detail pagina topic
Ook hebben we de detailpagina van een topic gerealiseerd. Deze pagina benader je door te klikken op het wijzig (potlood) icoon of nadat je een nieuwe topic hebt aangemaakt. Op deze nieuwe pagina vind je straks alle belangrijke informatie rondom een topic bij elkaar, de mogelijkheid om een topic pagina te wijzigen en de instellingen voor zichtbaarheid.
Vanaf release Melia is de pagina met belangrijke informatie over de topic klaar. Op deze pagina kan je in één oogopslag zien welke informatie deze topic bevat. Hierop vind je de volgende informatie:
- Laatst bijgewerkt. Datum en naam van degene die de wijziging heeft aangebracht. Dit is later klikbaar om zo bij het volledige logboek van wijzigingen op het tabblad van ‘’Zichtbaarheid’’ te komen.
- Gepubliceerd in catalogus
- Gekoppelde onderwerpen
- Gekoppelde gebruikersgroepen
- Onderdeel van. Dit geeft aan of de topic onderdeel is van een ander topic. In de vernieuwde functionaliteit is het mogelijk om topics onder elkaar te hangen in topic tegels en te zien of er een relatie zit tussen topics.
Vervolgens zie je een blok op de pagina met topic administratie met belangrijke informatie dat voor het grootste gedeelte verplicht is om in te vullen voordat een topic in gebruik genomen kan worden:
- Topic code (verplicht)
- Topic eigenaar (verplicht)
- Backoffice opmerkingen (optioneel)
De doorontwikkeling van topics is nog niet afgerond; we verwachten een eerste bruikbare versie in release Ostara op te leveren.
Voorbereiding topics in het portaal & het gridsysteem
Ondertussen worden de voorbereidingen getroffen om de lay-out van een topics pagina in het portaal te laten aansluiten op hoe we de topics in de beheeromgeving gaan tonen. Het doel is om een topics pagina in de beheeromgeving exact gelijk te tonen aan hoe een portaalgebruiker de pagina in het portaal ziet. Dit maakt het beheer van topics pagina’s eenvoudig en efficiënt. Een belangrijk onderdeel hiervan is het gridsysteem die in de vernieuwde functionaliteit toegepast kan worden om een topicpagina nog dynamischer in te richten. Ook hier is al een begin aan gemaakt en worden er mooie stappen gemaakt om de functionaliteit binnenkort af te ronden.
In ontwikkeling, nog niet bruikbaar na uitrol release: Vernieuwing bulkinschrijving (Ref. 15543)
Het inschrijven van groepen gebruikers in bulk was slechts mogelijk voor groepen tot 100 personen. Omdat veel organisaties behoefte hebben aan het inschrijven van veel grotere groepen dan 100, hebben wij in release Melia gewerkt aan het vernieuwen van de functionaliteit voor bulkinschrijving.
Dit is een groot project, daarom is de functionaliteit nog niet bruikbaar na oplevering van release Melia. In release Nymfa wordt deze volledig opgeleverd en wordt deze uitgebreid beschreven in de release notes en handleiding.
In ontwikkeling, nog niet bruikbaar na uitrol release: Unlimited leren (Ref. 18845)
We werken aan de mogelijkheid om via Class het ‘Unlimited Learning’ aanbod van Archipel Academy af te nemen. Met Unlimited Learning kan voor een vast bedrag per jaar onbeperkt open aanbod worden afgenomen zonder extra kosten.
De ontwikkelingen waarmee we Unlimited leren ondersteunen zijn nog niet afgerond; we verwachten een eerste bruikbare versie in release Nymfa op te leveren.
In release Melia zie je de volgende features al terug in de beheeromgeving.
Instellingen voor Unlimited learning
Op de pagina Systeeminstellingen is vanaf release Melia voor Superbeheerders een tegel ‘Unlimited’ beschikbaar. Alleen een beheerder van Archipel kan instellingen voor Unlimited learning beheren.
De volgende instellingen zijn beschikbaar:
- De prefix voor ordernummers gerelateerd aan een unlimited inschrijvingen (bij orders op inschrijvingsniveau) of gerelateerd aan uitvoeringen op unlimited leeractiviteiten (bij orders op uitvoeringsniveau). Deze instelling is vooral voor Archipel van belang, aangezien jouw organisatie geen facturen meer ontvangt van inschrijvingen op het unlimited aanbod.
- Catalogi voor unlimited Learning
Met Archipel stem je af voor welke catalogi Unlimited learning beschikbaar is. Archipel stelt dit vervolgens hier in. - Gebruikersgroepen voor unlimited learning
Je stemt met Archipel af voor welke gebruikersgroep(en) Unlimited learning beschikbaar is. Archipel stelt vervolgens deze gebruikersgroep(en) in. De medewerkers die deel uitmaken van de geselecteerde gebruikersgroepen mogen unlimited leeractiviteiten boeken. - <x> dagen voor startdatum van een uitvoering mogen gebruikers niet meer unlimited inschrijven.
Met Acrhipel stem je af hoeveel dagen voor de start van een uitvoering, de uitvoering niet meer unlimited geboekt mag worden. De utvoering is dan niet meer zichtbaar in de catalogus. De gebruiker kan in dit geval kiezen voor een uitvoering verder in de toekomst, die nog wel unlimited geboekt mag worden.
Archipel stelt dit vervolgens hier in.
Het unlimited aanbod beheren
Het aanbod voor Unlimited leren wordt tijdens de implementatie van Unlimited learning afgestemd tussen Archipel en jouw organisatie. Vanaf release Melia is het vervolgens mogelijk om dit aanbod samen te stellen in de beheeromgeving. Dit doet Archipel Academy voor jouw organisatie (alleen een beheerder van Archipel kan instellingen voor Unlimited learning beheren).
Het unlimited aanbod bekijken in de catalogus
Als de Unlimited learning volgens de afspraken die je met Archipel Academy hebt gemaakt zijn is ingesteld, zal iedere medewerker die unlimited mag boeken, in de catalogus een indicatie zien bij de leeractiviteiten die unlimited geboekt mogen worden. Dus zonder extra kosten voor jouw organisatie of voor de medewerker zelf.
Ook na selecteren van een leeractiviteit, op de detailpagina, is de indicatie dat de leeractiviteit Unlimited te boeken is zichtbaar. Daadwerkelijk inschrijven vanuit het leerportaal realiseren we in de volgende release.
Een deelnemer inschrijven vanuit het LMS op unlimited aanbod
Vanaf release Melia is het mogelijk om vanuit het LMS een deelnemer die unlimited mag boeken in te schrijven op een unlimited leeractiviteit.
Hieronder zie je het scherm waarmee je een inschrijving toevoegt in het LMS. De indicatie dat de inschrijving unlimited is wordt automatisch gevuld als de in te schrijven deelnemer unlimited mag boeken en de leeractiviteit ook unlimited is en de uitvoering niet in minder dan x dagen start).
Ook op de inschrijving detailpagina en (tabbladen Details en Kosten) zie je de indicatie terug. In uitzonderlijke gevallen kan een inschrijving van unlimited naar Strong (= niet unlimited) gewijzigd worden of andersom. Om dit te mogen doen heb je een special recht nodig: ‘Inschrijving bewerken (unlimited indicatie)’. Tijdens de implementatie stemt Archipel met jouw organisatie af wie dit recht krijgen.
De ontwikkelingen waarmee we Unlimited leren ondersteunen zijn nog niet afgerond; we verwachten een eerste bruikbare versie in release Nymfa op te leveren.
Neem contact op met je relatiemanager als je interesse hebt in unlimited (Onbeperkt Leren).
Inzicht in data: PowerBI widgets (Ref. 17700)
Op drie themadashboards zijn de eerste widgets (PowerBI) opgeleverd.
Let op: Om de dashboards te kunnen zien zijn specifieke rechten nodig. Alleen als jouw rol deze rechten heeft, kan je de dashboards zien.
Dashboard Contentbeheer
Op het dashboard Contentbeheer wordt een widget opgeleverd die toont wat de deelname is op leeractiviteiten.
Zo krijg je inzicht in welke leeractiviteiten mogelijk niet voldoen aan de leerbehoefte, als er geen of weinig deelnemers zijn. De widget toont 2 percentages:
Per catalogus waar de ingelogde LMS gebruiker toegang toe heeft het % van het aantal gepubliceerde, zichtbare leeractiviteiten met minimaal 1 inschrijving.
Per catalogus waar de ingelogde LMS gebruiker toegang toe heeft het % van het aantal gepubliceerde, zichtbare leeractiviteiten zonder aanvragen.
Je kunt filteren op periode, catalogus, leeractiviteiten, leveranciers, en dienstverband.
Drilldown is mogelijk op een van de percentages, waarna details getoond worden.
Je kunt de gegevens exporteren.
Dashboard Deelname
Op het dashboard Deelname wordt een widget opgeleverd die inzicht geeft in het aantal inschrijvingen in een catalogus op een leeractiviteit. Op de X-as worden de maanden getoond, op de Y-as wordt het aantal inschrijvingen getoond.
Drilldown is vervolgens mogelijk op een van de getoonde staven, waarna de leeractiviteiten met aantallen inschrijvingen worden getoond. Hier is weer een drilldown mogelijk op een specifieke leeractiviteit, waarna de aantallen per statussen van de inschrijvingen worden getoond.
Je kunt de gegevens exporteren.
Dashboard Gebruikers
Op het dashboard Gebruikers wordt een widget opgeleverd die inzicht geeft in het aantal unieke gebruikers dat per maand heeft ingelogd.
Je kunt filteren op periode, catalogus, leeractiviteiten, leveranciers, en dienstverband.
Vervolgens kan je inzoomen op een specifieke dag in de maand.
Je kunt de gegevens exporteren.
Evaluatie notificatie opnieuw verzenden
Bij een storing in het verzenden van evaluatie notificaties, kan het zeer wenselijk zijn om de evaluatie notificatie opnieuw te verzenden. In release Melia leveren wij hiervoor een functie in het LMS op. Het is een minimaal bruikbare versie, waarvoor in een volgende release nog puntjes op de i worden gezet. Het opnieuw verzenden van evaluatie notificaties is vooralsnog alleen beschikbaar voor Archipel administrators (consultants).
Onder het menu item Evaluaties -> Dashboard vind je (mits je Archipel Administrator bent) de tegel ‘Verzend notificaties’. Selecteer hier eerst de catalogus waarvoor je evaluatienotificaties opnieuw wilt verzenden. Je kunt desgewenst filteren op leeractiviteiten die uit een externe bron geimporteerd zijn (open aanbod) door de checkbox aan te vinken. Selecteer vervolgens:
- een leeractiviteit
- eventueel een uitvoering (als je niks selecteert, wordt voor alle uitvoeringen de evaluatie opnieuw verzonden)
- of je de tussentijdse of de eindevaluatie opnieuw wilt verzenden
- of je de evaluatie voor de docent of de medewerker wilt verzenden
Klik vervolgens op Verzend notificaties.
Houd altijd in gedachten dat evaluatienotificaties in principe automatisch worden verzonden. Door handmatig de notificatie te verzenden ontvangen de deelnemers de notificatie meer dan een keer als de automatische verzending gelukt is. Gebruik het opnieuw verzenden dus bij voorkeur alleen als een oplossing wanneer je zeker weet dat de automatische verzending niet gelukt is.
